Əsas məlumatlandırma sistemini başladın
Təşkil etmə və emal edilməsi lazım olan bir çox maliyyə məlumatı var və sadə bir fayl sistemi bu daha az işi edə bilər. Siz əsasən bütün maliyyə sənədlərinizi aşağıdakı kateqoriyalara bölmək olar:
- Ödənişlər
- Mühüm sənədlər saxlamaq
- Atmaq və ya parçalamaq üçün maddələr
Bu həqiqətən sadədir. Ya ödədiyiniz bir faktura, saxlanılacaq bir sənəd və ya sənəd və ya atılacaq bir şey var. Bu maddələrinizi necə təşkil etmək istədiyiniz, lakin yuxarıda göstərilən məlumatlarla etiketlənmiş üç fərdi qovluqdan istifadə etmək kimi sadə ola bilər.
Sonra mail aldığınız və ya başqa bir maliyyə sənədiniz olsanız, doğru bir qovluğa qoymaq üçün bir an saxlayın. Beləliklə, veksellər və mühüm sənədlər yer tapmaqda asan olur. Daha sonra bu qovluqları müntəzəm olaraq emal və vacib sənədləri daimi olaraq saxlaya və ya ehtiyacınız olmayan şeyi təkrar edə bilərsiniz.
Mühüm sənədlər təşkil olundu
Əsas filial sistemi günlük maliyyə saxlamağınız üçün yaxşı bir iş edəcəyinə baxmayaraq, hələ də saxlamaq üçün lazım olan vacib elementləri təşkil etmək istəyir. Ümumiyyətlə, hər şeyi saxlamaq üçün fərdi qovluqlarla kiçik bir fayl kabinindən istifadə edə bilərsiniz.
Maliyyə sənədlərinin bəzi nümunələrini saxlamağınız lazımdır:
- Vergi bəyannamələri
- Sığorta siyasəti
- İpoteka sənədləri
- İnvestisiya və pensiya hesabları
- Zəmanətlər və ya xidmət müqavilələri
Sənədlərinizi necə uzun tutacaqsınız?
Bəzi sənədlərin surətlərini saxlamağınız lazım olduğundan, bunları nə qədər müddət saxlamalısınız? Bəzi hallarda, qısa müddət ərzində yalnız bir sənəd və ya forma saxlamaq lazımdır, digərləri isə bir neçə ildir tutmaq istəyə bilər.
Bəzi ümumi maliyyə sənədləri və bunları saxlamağı düşünməlisiniz.
- Vergi bəyannamələri. Vergi bəyannamələrinə gəldikdə, onları yeddi il ərzində saxlamaq məsləhət görülür. IRS sizin qaytarmalarınızı yoxlamaq istəyirsə, ümumiyyətlə, siz təqdim etdiyiniz tarixdən geri dönmək üçün 3-6 ildir. Yeddi illik keçmişdə qayıdışların saxlanılmasını təmin edərsəniz, sizi əhatə edir və həyatı daha asanlaşdırır. Yalnız bir şey deyil, ancaq bir ev satın almağı planlaşdırır və ya başqa bir borc verənə gəlir göstərməsini göstərmək lazımdırsa, parmaklarınızın ucunda ən azı bir neçə il dəyərinə malik olması yaxşıdır.
- İpoteka sənədləri. Bir ev satın aldığınız zaman bağlanaraq oturacaqsınız və adınızı yüzlərlə səhifəyə bənzər bir şəkildə imzalayacaqsınız. Ümumiyyətlə, siz yekunlaşdığınız hər şeyin nüsxəsi ilə böyük bir qovluq alacaqsınız. Bunlara bankdan alınan sənədlər, daşınmaz əmlak şirkətinin məlumatları, qiymətləndirmə və yoxlama məlumatları və daha çox məlumat verən sənədlər daxildir. Tez-tez bu şeylərə baxmağa ehtiyacınız olmayacaq, baxmayaraq ki, bu sənədləri sonsuza qədər saxlamalısınız. Gələcəkdə onlara müraciət etməlisiniz və nəticədə ev satmaq üçün bir sıra qiymətli məlumatlar verə bilərsiniz.
- Bank və investisiya hesabı hesabatları. İnternetdə yaxşı bir şey varsa, tez-tez bankınızın elektron nüsxələrini və investisiya hesabı hesabatlarını istənilən vaxt çəkə bilərsiniz. Bu, aldığınız hər bir bəyanatı saxlamağın ehtiyacını aradan qaldırır. Hələ, aldığınız hər bir kağız bəyanatını nəzərdən keçirmək yaxşıdır və hər rübdə olsalar, növbəti bəyanatınadəkə qədər onları saxlasınlar. İl sonu və illik hesabatı aldıqdan sonra bütün aylıq və ya rüblük bəyanatları təhlükəsiz olaraq silinə bilərsiniz. Bu, nə qədər kağız kağızdan uzaqlaşdığınıza və hər halda ehtimal ki, əlavə nüsxədə onlayn və ya tez bir telefon zəngi ilə əldə edə bilərsiniz.
- Dəyərlər və daxilolmalar. Kommunal və kredit kartı vərəqələri aldıqda, bu məlumatların dəqiq olduğundan əmin olmaq üçün yoxlanıldıqdan sonra bir il müddətində saxlanılması yaxşı bir fikirdir. Səhvlər baş verə bilər və bəyanatınızın surətini asanlıqla hazırladığınız bir səhv varsa, bu, bir səhvin mübahisəsini asanlaşdıra bilər. Eyni şey daxilolmalara aiddir. Hər hansı bir səhvəni tuta bilmək üçün onları bank hesabatları ilə müqayisə etmək üçün kifayət qədər uzun müddət saxlamalısınız. Bu, əlbəttə ki, daxilolmalar vergi məqsədləri üçün istifadə edilə bilən alışlar üçün nəzərdə tutulmayıb. Bu halda, bir audit halında, vergi məbləğiniz kimi 7 ilədək həmin məbləğləri saxlamaq istərdiniz.
Sizin məlumatınızı təhlükəsiz saxlamaq
Kimlik oğurluğu son illərdə böyük bir problem halına gəldi. Oğrular fərdi və maliyyə tarixinizin parçalarını və parçalarını ala bilər və kreditinizi məhv edə biləcək saxta şəxsiyyətlər yaratmaq, bank hesablarınızı boşaltmaq və başqa bir baş ağrısı vermək üçün istifadə edirlər. Belə ki, maliyyə məlumatlarınızı düzgün şəkildə qorumaq və məhv etmək vacibdir.
Birincisi, eviniz üçün kağız parçalayıcı satın alın. Bu köhnə kommunal xidmətlərin hamısı və istifadə edilməmiş kredit kartı, hər ay poçt almaq üçün təklif edir, hırsızlar üçün baş hədəflər ola bilər. Qeyri-istismar olunan sənədlərinizi parçalayaraq, məlumatın oğurlanmasının şansını minimuma endirdiğinizə əmin ola bilərsiniz.
Bu da evdə saxladığınız sənədləri təmin etməyiniz deməkdir. Yalnız torpağın içindəki karton qutularda hər şeyi saxlayırsan daşqın olarsa nə olur? Verilən illər itirilmiş ola bilər. Yanğın və ya digər bir fəlakət varsa eyni şey gedir.
Hər bir ehtimala qarşı qorumaq mümkün olmadıqda, ən azı sənədlərinizi təhlükəsiz və yanlış əllərdən qorumaq üçün güclü, möhkəm və hətta yanmaz saxlama kabineti və ya kilidləmə konteynerini əldə edə bilərsiniz. Dənizdən getmək lazım deyil, ancaq siz də gizli bir neçə köhnə ayaqqabı qutusunda oturan hər şeyi istəmirsiniz.
Təşkil edilmiş olsanız da, varislərinizə kömək edə bilərsiniz
Əgər bir şey baş verərsə, mütəşəkkil maliyyə sənədləri getdikdən sonra işlərinizə diqqət göstərənlərə böyük kömək edə bilər. Bu, əmlakınızın yerləşdirilməsini asanlaşdıra bilər . Bir iradəniz varsa, icraçı bu sənədləri nereden tapa biləcəyini bilmək üçün təlimat məktubunun olması da vacibdir.